ALUM SOFTWARE S.A.S.
| Razón social: | ALUM SOFTWARE S.A.S. |
|---|---|
| NIT | 902.066.315-0 |
| Domicilio | Medellín, Antioquia, Colombia |
| Dirección de notificación | Carrera 77 No. 60 45 Interior 1811 |
| Correo electrónico de contacto | [email protected] |
| Teléfono | +57-3186700544 |
| Sitio web | https://alumsoftware.com/ |
2.1. Objeto. Esta Política establece los criterios, procedimientos y garantías que ALUM SOFTWARE S.A.S. (“ALUM”) aplica al tratamiento de los datos personales de los que es Responsable o Encargado, y da a conocer a los titulares sus derechos y los mecanismos para ejercerlos.
2.2. Ámbito. Aplica a todo tratamiento de datos personales realizado por ALUM, sus administradores, empleados, contratistas y encargados, en Colombia o desde Colombia, cualquiera que sea el soporte o el medio empleado.
2.3. Marco normativo. Artículo 15 de la Constitución Política; Ley Estatutaria 1581 de 2012; Decreto 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25; Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio; y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
| Término | Definición |
|---|---|
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales |
| Base de datos | Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento |
| Dato personal | Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables |
| Dato sensible | El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación |
| Encargado del tratamiento | Quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable |
| Responsable del tratamiento | Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos |
| Titular | Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión |
| Transferencia | Envío de datos a un receptor que es Responsable y se encuentra dentro o fuera del país |
| Transmisión | Comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera del país, para que trate los datos por cuenta del Responsable |
ALUM aplica en todo tratamiento los principios del artículo 4.º de la Ley 1581 de 2012:
| Categoría de titular | Datos tratados | Finalidades | Rol de ALUM |
|---|---|---|---|
| Personas interesadas o prospectos que contactan a ALUM por formularios, redes sociales o mensajería | Nombre, correo electrónico, número de celular, empresa, ciudad | Atender la solicitud; enviar información comercial del producto; programar demostraciones; gestionar el proceso de venta | Responsable |
| Suscriptores y sus Usuarios Autorizados | Nombre, documento, cargo, correo, teléfono, credenciales de acceso, registros de actividad en la plataforma, datos de facturación | Habilitar y administrar la cuenta; prestar soporte, inducción y capacitación; facturar y gestionar el recaudo; atender peticiones, quejas y reclamos; cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; generar y conservar registros de actividad, de configuraciones, de validación y de avance en la inducción y capacitación, con fines de soporte, seguridad y prueba; y analizar el uso de la plataforma para desarrollar, entrenar y mejorar los algoritmos, modelos de cálculo, bibliotecas de diseño y demás herramientas de ALUM, así como para elaborar estadísticas y estudios de mercado del sector en forma agregada y anonimizada | Responsable |
| Clientes finales de los Suscriptores, cuyos datos son cargados por estos en la plataforma | Nombre, dirección de la obra, unidad o apartamento, teléfono fijo, celular, correo electrónico | Permitir al Suscriptor elaborar, almacenar y remitir cotizaciones y órdenes de producción; prestar el soporte asociado. | Encargado |
| Anunciantes, proveedores y aliados | Datos de contacto e identificación del representante y de los interlocutores | Gestionar la relación comercial, contractual y de pagos | Responsable |
| Participantes en charlas, capacitaciones y comunidad | Nombre, correo, celular, empresa | Gestionar la inscripción y asistencia; expedir constancias; remitir material e información de nuevas actividades | Responsable |
| Candidatos, empleados y contratistas | Datos de identificación, contacto, hoja de vida, información laboral y de seguridad social | Adelantar procesos de selección; administrar la relación laboral o contractual; cumplir obligaciones legales | Responsable |
ALUM no recolecta ni trata datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. Los Suscriptores tienen prohibido incorporar a la plataforma datos de esa naturaleza. En el evento excepcional en que el tratamiento de datos sensibles resultare necesario, ALUM informará al titular su carácter facultativo, obtendrá autorización explícita e indicará cuáles datos son sensibles y su finalidad, conforme al artículo 6.º de la Ley 1581 de 2012.
6.1. Modalidades de obtención. ALUM obtiene la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, en cualquiera de las siguientes modalidades: (a) por escrito, incluida la marcación de casillas de aceptación independientes en los formularios de captación y en el proceso de registro de la plataforma; (b) de forma verbal, dejando constancia de ella; y (c) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio o la inacción del titular se asimilarán a una conducta inequívoca ni equivaldrán a autorización.
6.2. Conductas inequívocas en canales digitales. Constituyen conductas inequívocas, entre otras: el suministro voluntario de datos de contacto a través de los formularios dispuestos por ALUM en sus sitios web, redes sociales y piezas publicitarias; el envío de mensajes a los canales de mensajería instantánea, correo electrónico o redes sociales de ALUM suministrando datos personales con el fin de obtener información, una demostración o una cotización; y la continuación voluntaria de la conversación por dichos canales una vez remitido el aviso de privacidad. En todos estos casos ALUM pone a disposición del titular el aviso de privacidad de manera previa o simultánea a la recolección de los datos.
6.3. Simple navegación. La simple visita o navegación en los sitios web de ALUM no constituye, por sí sola, autorización para el tratamiento de datos personales. El uso de cookies y tecnologías similares se rige por lo previsto en el numeral 17 de esta Política.
6.4. Prueba. ALUM conserva prueba de la autorización mediante registro electrónico que incluye la identificación del titular, la fecha y hora, la versión del texto o aviso puesto a su disposición, el canal e identificador de origen, la dirección IP cuando resulte aplicable y la evidencia de la manifestación de voluntad o de la conducta inequívoca. Dicho registro se almacena de forma inalterable.
6.5. Finalidades no necesarias. Las autorizaciones para finalidades que no resultan necesarias para prestar el servicio, en particular el envío de comunicaciones comerciales y la vinculación a la comunidad, se solicitan de manera separada y facultativa. Su negativa no condiciona el acceso al servicio ni afecta sus condiciones.
6.6. Casos en que no se requiere. No se requiere autorización en los eventos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esto es, cuando la información sea requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; se trate de datos de naturaleza pública; se presenten casos de urgencia médica o sanitaria; el tratamiento esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; o se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6.7. Revocatoria. El titular puede revocar la autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que impida su supresión.
Conforme al artículo 8.º de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y por estipulación a favor de otro. Tratándose de menores de edad, el ejercicio se realizará por conducto de quienes ejerzan la patria potestad o representación legal, respetando el interés superior del menor y su derecho a ser oído.
Las consultas y reclamos se presentan a través del correo electrónico [email protected] o a través del whatsapp de ALUM +57 3116210863
El titular podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de ALUM. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
El titular que considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, informando al interesado los motivos de la prórroga y la fecha de respuesta (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).
Si el reclamo resulta incompleto, ALUM requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido. Si ALUM no es competente, dará traslado a quien corresponda e informará al interesado.
Mientras el reclamo esté en trámite, ALUM incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, hasta que sea decidido.
El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ALUM (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
Toda solicitud recibe número de radicación con fecha y hora, y puede ser consultada por el interesado hasta su cierre.
9.1 ALUM como Encargado: Respecto de los datos personales de los clientes finales que los Suscriptores incorporan a la plataforma, el Suscriptor es el Responsable del tratamiento y ALUM actúa exclusivamente como Encargado. ALUM trata dichos datos únicamente conforme a las instrucciones del Suscriptor y para las finalidades del servicio, sin utilizarlos para finalidad propia, comercial o publicitaria alguna, ni cederlos ni comercializarlos. La relación se rige por el Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales que integra los Términos y Condiciones de Uso, en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Corresponde al Suscriptor obtener y conservar la autorización de sus clientes finales y atender sus consultas y reclamos.
Lo anterior no impide que ALUM genere información estadística a partir de los registros de cotización y producción alojados en la plataforma, siempre que dicha información se produzca mediante un proceso de anonimización irreversible en el que se supriman los datos que identifican o hacen identificable al cliente final, en particular su nombre, documento de identidad, teléfono, correo electrónico y dirección exacta; y que el resultado se exprese en unidades geográficas y de mercado suficientemente amplias para impedir la reidentificación. La información así obtenida no constituye dato personal y su tratamiento se rige por el numeral de esta Política relativo a información agregada y anonimizada.
Para prestar el servicio, ALUM se vale de los siguientes proveedores, a quienes impone obligaciones de protección no inferiores a las de esta Política:
| Proveedor | Servicio | País de tratamiento |
|---|---|---|
| DigitalOcean | Infraestructura de alojamiento y bases de datos | Estados unidos |
| CRM Kommo | Gestión de prospectos y relación comercial | Colombia |
| Wompi | Procesamiento de pagos | Colombia |
| Gmail | Envío de comunicaciones del servicio | Estados Unidos |
| Sentry | Logs de actividades | Estados Unidos |
Al autorizar el tratamiento, el titular consiente la transmisión internacional de sus datos a los encargados relacionados en el numeral 9.2, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Mediante la Circular Externa 005 de 2017, la Superintendencia de Industria y Comercio declaró que determinados países ofrecen un nivel adecuado de protección de datos personales. Cuando el destino no cuente con dicha declaratoria, ALUM se obliga a suscribir el correspondiente contrato de transmisión o a obtener la autorización o declaración de conformidad que corresponda.
ALUM adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales, entre ellas:
Ninguna medida de seguridad garantiza de manera absoluta la inviolabilidad de los sistemas. ALUM se obliga a emplear un nivel de diligencia razonable y a informar los incidentes conforme al numeral 11.
ALUM cuenta con un procedimiento interno de detección, contención, evaluación y notificación de incidentes de seguridad. Detectado un incidente que afecte datos personales, ALUM: (a) adoptará de inmediato las medidas de contención; (b) evaluará su naturaleza y alcance; (c) informará a los Suscriptores afectados sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su detección; y (d) reportará el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando ello resulte procedente conforme a la regulación aplicable.
Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y, con posterioridad, durante los plazos exigidos por las normas comerciales, contables, tributarias y de archivo aplicables. Vencidos dichos plazos, los datos son suprimidos o anonimizados de manera irreversible. Los datos de los clientes finales cargados por los Suscriptores se rigen por lo previsto en el Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales y quedan disponibles para exportación durante los treinta (30) días siguientes a la terminación de la licencia.
Los registros de actividad, configuración, validación, inducción y capacitación a que se refieren los Términos y Condiciones de Uso se conservan durante la vigencia de la licencia y por 1 año adicional, con fines probatorios y de atención de reclamaciones.
ALUM analiza de manera permanente la información generada por el uso de la plataforma con dos propósitos: desarrollar, entrenar y mejorar sus algoritmos, modelos de cálculo, bibliotecas de diseño y demás herramientas; y elaborar estadísticas y estudios de comportamiento del mercado de la ventanería, tales como referencias, sistemas, vidrios y accesorios más cotizados, zonas de demanda, rangos y promedios de precio y estacionalidad.
Los resultados de dichos análisis se producen en forma agregada y anonimizada de manera irreversible, de modo que no permiten identificar a persona natural alguna y, por tanto, no constituyen dato personal. ALUM podrá utilizar, publicar y comercializar dicha información agregada.
En todo caso, ALUM: (i) se abstiene de reidentificar la información; (ii) no divulga información atribuible a un suscriptor determinado o determinable; (iii) no publica ni entrega a terceros segmentos que comprendan menos de cinco (5) suscriptores; y (iv) no incluye en estos análisis los datos personales de los clientes finales cargados por los suscriptores, respecto de los cuales actúa únicamente como encargado.
14.1. Autorización específica. ALUM remite comunicaciones comerciales, promocionales o publicitarias únicamente a los titulares que hayan otorgado autorización específica para esa finalidad, distinta e independiente de la otorgada para la prestación del servicio. La negativa a otorgarla no afecta el acceso al servicio ni sus condiciones.
14.2. Cese del envío. Toda comunicación comercial incluye un mecanismo sencillo, gratuito y visible para solicitar el cese de su envío. ALUM atenderá la solicitud sin dilación y, en todo caso, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, e incorporará al titular a un registro de exclusión que impide el envío de nuevas comunicaciones.
14.3. Canales, horarios y frecuencia. Las comunicaciones comerciales y las gestiones de cobro que ALUM adelante mediante mensajes de texto, llamadas telefónicas, correo electrónico o aplicaciones de mensajería instantánea se realizarán de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., sin que se efectúe más de un (1) contacto diario ni se utilice más de un canal en una misma semana. No se efectuarán contactos los domingos ni los días festivos.
14.4. Derecho a no ser contactado. El titular puede solicitar en cualquier momento no ser contactado con fines comerciales o de cobro, o indicar el canal de su preferencia, a través de [email protected] o de los canales de atención dispuestos por ALUM. La solicitud se atenderá dejando constancia de ella.
ALUM administra las bases de datos correspondientes a las categorías de titulares descritas en el numeral 5.1. Conforme al Decreto 090 de 2018, la obligación de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos recae sobre las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a cien mil (100.000) UVT y sobre las entidades públicas. ALUM verifica anualmente si se encuentra en dicho supuesto y, de configurarse, procederá a la inscripción dentro de los términos legales.
Esta Política rige a partir del 01 de Julio de 2026. Las bases de datos administradas por ALUM tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan las finalidades del tratamiento y los plazos legales de conservación. ALUM podrá modificar esta Política; las modificaciones sustanciales se comunicarán a los titulares por el canal de contacto registrado con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia, y el histórico de versiones se mantendrá publicado en https://app.alumsoftware.com/politica-privacidad .
17.1. Qué son. Los sitios web de ALUM utilizan cookies y tecnologías similares (píxeles, etiquetas, identificadores de dispositivo y almacenamiento local) que permiten reconocer el navegador o el dispositivo del usuario y recolectar información sobre su interacción con el sitio.
17.2. Categorías. ALUM utiliza: (a) cookies técnicas o necesarias, indispensables para el funcionamiento del sitio, su seguridad y la prestación del servicio solicitado; (b) cookies de preferencias, que recuerdan las opciones del usuario; (c) cookies analíticas, que permiten medir el uso del sitio y mejorar su funcionamiento; y (d) cookies de publicidad y medición, propias o de terceros, que permiten mostrar anuncios, medir su efectividad y dirigir campañas.
17.3. Autorización. Las cookies técnicas o necesarias no requieren autorización, por ser indispensables para la prestación del servicio expresamente solicitado por el usuario. Las cookies de preferencias, analíticas y de publicidad únicamente se instalan previa autorización del usuario, otorgada a través del panel de configuración desplegado al ingresar al sitio. Dicho panel permite aceptar todas, rechazar todas o seleccionar por categoría, ofreciendo la misma facilidad en todas las opciones. Mientras el usuario no otorgue su autorización, no se instalarán cookies distintas de las técnicas o necesarias. La negativa a autorizar cookies no impide la navegación por el sitio.
17.4. Revocatoria y configuración. El usuario puede modificar o revocar su decisión en cualquier momento desde el enlace de configuración de cookies disponible de forma permanente en el sitio, así como mediante la configuración de su navegador. La revocatoria no afecta la licitud del tratamiento realizado con anterioridad. La eliminación de las cookies técnicas puede afectar el correcto funcionamiento del sitio.
17.5. Cookies de terceros y transferencia internacional. Algunas cookies son instaladas por terceros que actúan como responsables independientes del tratamiento (entre ellos proveedores de analítica y plataformas de publicidad digital) y pueden implicar la transferencia de información a servidores ubicados fuera de Colombia. El listado actualizado de dichos terceros, su finalidad, su período de conservación y el enlace a sus respectivas políticas se encuentran disponibles en el panel de configuración de cookies.
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